doręczenia wg KPA

Ustawa z dnia z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2000 r. Nr 98, poz. 1071) (dalej KPA) reguluje kwestię doręczeń w kontekście administracyjno-prawnym. Przepisy dotyczące doręczeń zwarte są w przepisach art. 37-49 Rozdziału 8 Działu 1 KPA. Kluczowe dla postępowania administracyjnego prowadzonego przez organy administracji publicznej są przepisy art. 42, art. 43, art. 44 KPA, które określają zasady postępowania przy dokonywaniu doręczeń osobom fizycznym (podmiotom, które nie są jednostkami organizacyjnymi i organizacjami społecznymi).

Art. 42 (wskazuje na miejsce, w którym można dokonać skutecznego doręczenia – przypis własny) § 1. Pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. § 2. Pisma mogą być doręczane również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. § 3. W razie niemożności doręczenia pisma w sposób określony w § 1 i 2, a także w razie koniecznej potrzeby, pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie.

Art. 43 (określa zasady postępowania w przypadku nieobecności adresata – p.w.) W przypadku nieobecności adresata pismo doręcza się, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania.

Art. 44  (reguluje zasady postępowania w przypadku niemożliwości doręczenia bezpośrednio adresatowi [zg. z art. 42] lub np. dorosłemu domownikowi [zg. z art. 43] – pw.) § 1. W razie niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 42 i 43: 1) poczta przechowuje pismo przez okres czternastu dni w swojej placówce pocztowej - w przypadku doręczania pisma przez pocztę, 2) pismo składa się na okres czternastu dni w urzędzie właściwej gminy (miasta) - w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ. § 2. Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w miejscu określonym w § 1, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. § 3. W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie, o którym mowa w § 2, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia. § 4. Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w § 1, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.

Podstawowym sposobem skutecznego doręczenia pisma osobie fizycznej jest doręczenie dokonane w jej mieszkaniu. W przypadku, gdy osoba doręczająca pismo (najczęściej jest to listonosz) nie zastanie adresata w miejscu jego zamieszkania powinien podjąć próbę doręczenia pisma dorosłemu domownikowi (ewentualnie sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi).

W przypadku niemożliwości dokonania doręczenia w sposób opisany w przepisach art. 43 KPA doręczyciel stosuje zasady postępowania określone w art. 44 KPA tj.:

pozostawia w oddawczej skrzynce pocztowej (chyba, że nie ma takiej możliwości, to wówczas w innym miejscu opisanym w art. 44 § 2) informację o przesyłce (popularne awizo), którą przechowuje się w placówce pocztowej,

poczta przechowuje pismo przez okres czternastu dni w swojej placówce pocztowej, w przypadku doręczania pisma przez pocztę.

Wskazane powyżej zawiadomienie o pozostawieniu pisma w placówce pocztowej (awizo) zawiera informację dla adresata, iż adresowaną do niego przesyłkę będzie mógł odebrać w ciągu siedmiu dni licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia. Jeżeli adresat nie podejmie przesyłki w ciągu ww. terminu listonosz pozostawi w powtórne awizo z informacją, iż odbiór pisma jest możliwy w ciągu czternastu dni od daty pierwszego zawiadomienia.

Należy zwrócić uwagę, iż doręczyciel (listonosz) po upływie siedmiu dni od pierwszego zawiadomienia nie podejmuje kolejnej próby doręczenia lecz jedynie pozostawia we właściwym miejscu awizo z ww. informacją.

Tak więc odbiór pisma z placówki pocztowej jest możliwy w ciągu czternastu dni o daty pierwszego zawiadomienia.

Jedną z najistotniejszych kwestii, które mają wpływ na dalsze czynności organu administracji jest stwierdzenie skutecznego, bądź nieskutecznego doręczenia pisma administracyjnego.

W przypadku, gdy doręczenie pisma adresatowi nie nastąpiło ani na podstawie art. 42 KPA, ani art. 43 KPA ustawodawca przewidział w art. 44 KPA instytucję doręczenia zastępczego.

Art. 44 § 4 KPA określa od którego momentu należy przyjąć, iż pismo zostało skutecznie doręczone. Zgodnie z przepisem ww. artykułu pismo uważa się za doręczone z upływem ostatniego dnia czternastodniowego okresu, w trakcie którego było ono przechowywane w placówce pocztowej.

Po upływie wskazanego powyżej terminu placówka pocztowa odsyła pismo nadawcy (organowi administracji), co umożliwia wpięcie go do akt sprawy. Takie postępowanie organu spowoduje, iż pismo wywoła związane z nim skutki prawne.

Wskazówka:

próba doręczenia na podstawie art. 42 i art. 43 KPA ---> w przypadku niemożliwości doręczenia pozostawia się pismo w placówce pocztowej na okres 14 dni, a we właściwym miejscu pozostawia się  o tym zawiadomienie ---> po 7 dniach ponowne zawiadomienie ---> po 14 dniach, gdy pisma nie podjęto następuje zwrot pisma do nadawcy ---> uznanie pisma za doręczone i pozostawienie w aktach sprawy ---> pismo wywołuje związane z nim skutki prawne